Nota Fiscal eletrônica: O que é? Como emitir? Como funciona?

A Nota Fiscal eletrônica trouxe muitos benefícios tanto para os consumidores quanto para os vendedores. Desas forma, entre eles está a redução dos custos para conservar documentos fiscais, o que possui um dos objetivos, substituir a nota fiscal comum.

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O que é a Nota Fiscal eletrônica?

A Nota Fiscal eletrônica ou NF-e é um documento criado para registrar eletronicamente as transações tributárias das empresas. Ela foi gerada para substituir a nota fiscal comum que é emitida em papel.

A nota fiscal é um comprovante obrigatório depois de uma negociação de venda e compra de algum produto ou de prestação de serviço. Essa nota registra a negociação entre as partes, além de ajudar no recolhimento de impostos. Quando não se utiliza a nota fiscal, esta situação fica caracterizada como sonegação fiscal.

Ela pode ser guardada de modo eletrônico para fiscalizar e catalogar o movimento de mercadorias. Ela é enviada de modo online e serve para tornar mais fácil o procedimento do documento em papel entre ambas as partes.

A Nota Fiscal eletrônica tem a validade assegurada pela assinação digital (token) do emissor e pela a aprovação antecipada de utilização pela administração feudatária do estado. Faz parte do programa do SPED (programa Público de Escrituração Digital).

Como funciona?

O emitente da Nota Fiscal eletrônica elabora um registro eletrônico com os dados fiscais de certa transição comercial. Esse registro vai ser assinado de forma digital para assegurar a integridade das informações e confirmar a autoria de seu emitente. Este registro inicial equivale a Nota Fiscal eletrônica que é enviado de modo online para a SEFAZ do mesmo estado.

A Secretaria da Fazenda faz uma breve análise dos dados e reenvia com um código de autorização. A contar desse período, o produto fica liberado para entrega.

Quando o negócio é realizado entre estados, ela é transmitida de modo online para a Receita Federal ou para a SEFAZ do estado onde o produto será entregue. Essas duas entidades são encarregadas de averiguar e guardar as notas fiscais eletrônicas expedidas no Brasil.

Para observar o deslocamento do produto comprado ou vendido, há um documento denominado DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica), que é uma só folha de papel constando o código de acesso para consultar a Nota Fiscal eletrônica, além do código de barras para tornar mais fácil a tomada dos dados pelos fiscalizadores tributários.

Como consultar a Nota Fiscal eletrônica?

A consulta pode ser realizada por meio do número da mesma, no Portal da Nota Fiscal eletrônica.

Para fazer a consulta com o número é preciso acessar o site www.nfe.fazenda.gov.br e na categoria ‘Serviços’ clicar em ‘Consultar NF-e completa’. Depois é preciso inserir o número da chave de acesso com 44 dígitos mencionado no DANFE. Confirme que não é um robô, e clique em continuar, vai ser preciso inserir a assinatura digital.

Como emitir?

Para o estabelecimento emitir uma Nota Fiscal eletrônica será necessário utilizar um certificado digital, que é a assinatura eletrônica do estabelecimento. Esse sistema é importante para assegurar a segurança das informações enviadas para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) no decorrer da expedição de uma Nota Fiscal eletrônica.

Há dois modelos de assinaturas digitais, o A1 e o A3. O mais indicado é o A1, que vai salvar na nuvem ficando diretamente arquivado no sistema do estabelecimento.

Caso não seja credenciado no SEFAZ, é fundamental fazer o cadastramento da empresa no órgão localizado no próprio estado. Esse processo muda conforme a região, então é aconselhável buscar a ajuda de um contador para assegurar que tudo será realizado de modo correto.

Para terminar, o estabelecimento deve providenciar a instalação (caso não tenha) de um software para emitir a Nota Fiscal eletrônica. Ele faz a transferência dos dados da nota para a SEFAZ, e também obtém a resposta com uma chave de concessão para poder elaborar a Nota Fiscal eletrônica.

Depois da aprovação da Secretaria da Fazenda e da emissão da nota fiscal, o recebedor da nota e o estabelecimento emissor poderão fazer a consulta da Nota Fiscal eletrônica de modo online.

Substitui a nota fiscal ao consumidor?

A Nota Fiscal eletrônica substitui a nota no padrão 1 e 1-A, nas condições mencionadas nas leis no qual esses registros possam ser usados, tendo como por exemplo transações interestaduais, transações de exportações, transações de importações, entre outras. O objetivo é simplificar as obrigações, melhorando a agilidade na comunicação e apuração na convivência entre o contribuinte e o tesouro.